Como ser más productivo en juntas  

Jorge Olson

August 1, 2022

Vamos a hablar igual de la logística de las juntas, pero también vamos a hablar de cómo tener juntas correctamente, cómo tener juntas incorrectamente. Últimamente me han estado invitando a muchísimas juntas. Uno de mis clientes privados me invita a juntas por teléfono, me invita a juntas por video y me invita a juntas presenciales. Inmediatamente me di cuenta que estas juntas me estaban quitando mí tiempo, pero también le estaban quitando tiempo a su empresa. Esta empresa tiene 35 empleados y tienen, por ejemplo, junta de cada lunes, después de la junta de lunes tienen junta de ventas, después tienen junta por equipo. Cada equipo tiene sus propias juntas, entonces ya tienen el día perdido de juntas. Ese es un problema, porque la productividad del día se va a la basura cada lunes. En la logística de la junta no hay seguimiento a esas juntas, entonces no hay necesidad de tomar notas y ver que se va a hacer el próximo lunes.  

“Planea bien tu día para aprovechar bien tu tiempo, no lo satures de juntas” 

Logística de las juntas 

Si tú quieres tener una junta y la quieres hacer que valga, tienes que seguir con la logística. No puede ser junta por tener junta, por cumplir con el que tuviste una junta, seas gerente de ventas, empleado, presidente, estés en cualquier nivel de directivo o de empleado, tienes que deshacerte de las juntas. 

“Haz tus juntas de pie, de esa forma te aseguras que estas sean más cortas”  

Puedes deshacerte de las juntas o acortarlas. Puedes hacerlas parados. Todo mundo va a estar parado. Así son más cortas. Puedes hacerlas también donde hay un objeto que tienes que tener para poder hablar. Si no tienes ese objeto, no puedes hablar. No puedes interrumpir. Tienes que levantar la mano. Te van a pasar ese objeto, puede ser una taza o algo simbólico. La función de este objeto es evitar que estén interrumpiendo las preguntas constantemente. Hay personas que les gusta hablar por hablar, hay otras que quieren opinar, hay otras que quieren repetir lo que se acaba de decir. Para deshacernos de todo eso, vas a usar este objeto. Quien tenga este objeto puede hablar.  

Tiene que haber metas específicas que tienen que lograr al final de la junta. Si estas metas son, por ejemplo, el que se hizo o qué se va a hacer, se tienen que tener de antes en el pizarrón y darle seguimiento cada semana. Por ejemplo, si dejaste hacer un video en la semana número uno, ¿en la semana número dos no vas a hablar de qué vas a dejar para la próxima semana? Primero se va a decir se terminó ese video o no. Ahora seguimos con lo de la siguiente semana. Así, todas las personas que asisten a la junta tienen una tarea que tienen que llegar y tienen que cumplir. Entonces las juntas pueden funcionar. Otra forma en que las juntas no funcionan. Y ahora nos metemos un poco más en estrategia cuando queremos solucionar problemas dando ideas. Cuando tratamos de tener juntas de lluvia de ideas o para solucionar un problema o para llegar a alguna conclusión. 

Seguir las Reglas 

Se tiene que seguir una regla. Tiene que haber la junta de ideas. Y la junta debe sacar, descartar esas ideas. Y no pueden ser la misma junta. Lo explicamos, si tienes una junta con dos, tres, o cinco personas están hablando de cómo solucionar algo. Cómo hacer algo, puede ser hasta cómo tomarte unas vacaciones con tu familia, hasta tomar decisiones muy importantes de la empresa.  

No puedes estar hablando de esas ideas y decir no, esto no va a funcionar. Tienes que quitar eso totalmente de la junta. Se tiene que eliminar el no, él no se puede, el haciendo se hace, él ya lo tratamos, el no funcionó antes. Mi amigo fulanito, zutanito, el empleado, el diseñador, el gerente, el vendedor lo trató todo. Todo eso son anécdotas y no cuenta de esta junta. Todas las ideas que se obtienen se tienen que escribir. Lo mejor es en un pizarrón. Una vez que se tienen las ideas, se pasan y se hace otra junta. Puede ser el mismo día, puede ser otro día. 

En esta junta empieza el proceso de eliminación o al revés, se señalan las ideas que se pueden ejecutar inmediatamente o más fácilmente. Por proceso de eliminación eliminas todas las demás o las dejas para un proceso más largo de ejecución. De esa forma vas a mantener a tu equipo emocionado. Van a poder opinar sin que los estén juzgando y en la segunda junta vas a llegar a soluciones inmediatas, ya que llegas a esa solución, ya que escoges una, dos o tres cosas. Ya empieza la medición donde tienes que tener juntas para poder medir el progreso de esas decisiones.  

Conclusión 

Entonces en tus juntas. Si puedes evitarlas, evítalas. Si no las puedes evitar, pon un límite de tiempo o di ¿por qué tienes esta junta? ¿Cuál es la meta? ¿Cuál es la meta para las siguientes juntas? Ya sea como equipo o que cada persona en el equipo tenga esas metas que tiene que traer a la junta o a las juntas de trabajo donde lleguen a la solución. 

Si estás haciendo lluvia de ideas, separa las dos, una donde tienes las ideas y el otro en el proceso de eliminación de las ideas. Nunca las juntes en una. Esa es la forma que puedes ser más productivo eliminando este enemigo enorme, enemigo de las juntas y que no te de miedo decir no más juntas. Y ve a ver qué pasa. Te aseguro que no va a pasar nada. 

Como ser más productivo en juntas 

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