Todos sabemos que los correos electrónicos nos llegan diariamente, nos llegan a nuestro teléfono celular, nos llegan a la oficina y creemos que son productivos porque podemos mandar cartas, podemos mandar órdenes, podemos mandar cosas que se tienen que hacer. Sin embargo, no son completamente eficientes porque la mayoría de la gente los usa incorrectamente.  

Usa el correo electrónico correctamente para ser productivo. 

¿Empezamos con el enemigo? ¿Por qué el correo es enemigo de la producción, de la productividad? Primero que nada, te platico que yo tengo miles, tal vez 30,000 correos electrónicos que no he visto aún, que todavía no abro. 

Cuando yo me meto a mis correos electrónicos, ahí puedo ver el número que ya está en los miles y miles, y eso es de una cuenta. Si puedo ver todas sus cuentas, yo creo que llegan a los cientos de miles de correos electrónicos. Si de vez en cuando checo el correo electrónico, pero no lo checo constantemente, no lo checo cada tres segundos. 

El enemigo de la productividad. 

Imagínate que tú quieres trabajar, quieres hacer algo completamente productivo, algo que va a hacer un impacto en ti, en tu vida, en tu familia o en tu negocio. Eso es importante porque, primero que nada, tenemos que ver qué es importante, tenemos que ver cuál es la meta sin tener una meta. Solamente estás haciendo durante el día cosas que no ayudan a tu negocio, a tu familia o a ti. Entonces, antes que nada, tenemos que tener las metas claras, productividad y la definición que le vamos a dar a la productividad es algo que haga un efecto, algo que haga un impacto sobre ti, tu vida personal, sobre tu negocio, sobre tu familia o sobre algo que quieres o alguna meta que tengas en este momento. Puede ser tu salud, puede ser escribir un libro, puede ser doblar tu negocio, hacer otro negocio, puede ser coach de fútbol para el equipo, lo que sea.  

“La productividad es lo que te va hacer llegar a esa meta” 

Si tú estás contestando o escribiendo correos que no te están llevando a esa meta, no eres productivo, no eres productiva. Punto y dejémoslo ahí. Entonces ahora cada que vayas a escribir un correo, cada que vayas a leer o a responder un correo, pregúntate este correo me va a llevar a esa meta, a la meta de doblar el negocio, a la meta de escribir un libro, a la meta de doblar las ventas, a la meta de hacer lo que tengas que hacer, ser mejor deportista, hacer 200 lagartijas, lo que sea.  

“Si la respuesta es no, no leas el correo, no escribas el correo”  

Punto #1 Tienes que preguntarte cada que haces esa acción, cada que lees, cada que recibes o cada que vas a contestar. 

La logística de los correos electrónicos. Es muy fácil que alguien se quiera comunicar contigo por correo electrónico, sobre todo si saben que lo respondes. Si saben que tú respondes el correo, te van a mandar más y más correos. La logística de los correos electrónicos. Avísale a tu empresa, a tus empleados o tus gerentes, a quien sea que no vas a contestar tantos correos electrónicos o que los vas a contestar al final del día solamente o cada dos días. No al momento. 

Punto #2 Para prepararte tienes que contestar los correos avisando que no vas a contestar la respuesta ni leer la respuesta. Le vas a dar finalidad a esos correos. 

Punto #3 Si lo puedes evitar, vas a responder al correo contestando o levantando el teléfono o haciendo la llamada para solucionar el problema.  

Por ejemplo, alguien te habla pidiéndote días de vacaciones. Tú, alguien te escribe pidiéndote días de vacaciones. Tú levantas el teléfono y hablas inmediatamente. ¿Alguien te manda un correo electrónico haciéndote preguntas de una presentación que tienen de ventas, algún tipo de inversión que quieres tú? Tú levantas el teléfono, les hables y resuelves el problema en el teléfono. 

“Vas a solucionar todo por teléfono en lugar de por correo electrónico” 

De esa forma das finalidad y la gente sabe que cada correo electrónico va a tener una llamada. Vas a impregnar a tus colegas, a tus empleados, a tus jefes, a tus familiares y a todo mundo a que sus correos tienen una llamada telefónica.  

Te tienen entrenado de que un correo electrónico hace otro correo electrónico. Y ese es uno de los problemas en la logística. Un correo electrónico hace otro correo, crea otro correo. Te mandan un correo electrónico, lo contestan, te mandan de recibido. Ya tienes tres correos electrónicos y mandas diez o recibes diez. Ya se convirtieron en 30. Ese es el problema de la logística. Pero vamos a hablar de un problema que es más grande.  

El problema de los correos electrónicos 

El problema más grande del correo electrónico es que interfieren con tu concentración e interfieren con lo que estás haciendo de importancia. Cada que tú recibes un correo o que tienes que hacer algo, eso va a incluir en las otras cosas que vamos a hablar de cartas y de teléfono celular. Pero por ahora hablemos del correo electrónico. ¿Si te suena el teléfono, te suena la computadora porque tienes un correo o estás chequeando constantemente correos porque tienes miedo de dejarlo sin contestar? Hay una interrupción de concentración. Esa interrupción de concentración hace que no pueda ser productivo, no solamente en ese momento, pero por los siguientes cinco, diez, 15 minutos o media hora están interrumpiendo la productividad que puedes tener para hacer cosas grandes. ¿Si ahora te preguntas por qué no estás doblando tu negocio? ¿Por qué no estás escribiendo libros? ¿Por qué no estás haciendo cosas extraordinarias? Es porque tienes interrupción de concentración. 

“Las interrupciones de concentración hace que no seamos productivos” 

Cuando yo estoy escribiendo un libro, tengo que apagar mi teléfono. Tengo que apagar mis correos, cerrar esas ventanillas. No me tengo la confianza de que no voy a checar mis correos electrónicos. Entonces tengo que cerrar completamente esa pantalla para solamente ver lo que estoy escribiendo de plano. Si no tengo el poder de concentración de ese día, imprimo el texto, me pongo a editar a mano o me pongo a escribir a mano. De esa forma no tengo interrupción de concentración. Si alguien me interrumpe un correo, tengo que contestar y estoy cambiando mi concentración. Y ahora, concentrándome en ese correo, solucionar el problema. 

 ¿Qué está pensando esa persona para regresar al nivel de concentración que tenía? Anteriormente yo iba a tardar 15 minutos. 20 minutos, media hora o no voy a poder hacerlo el resto del día. Ahora, si tu trabajo es contestar correos electrónicos y así es como te pagan por correo electrónico. Ese es otro boleto. Pero estamos hablando de que tú quieres ser extraordinario, quieres ser extraordinaria, quieres poder escribir un libro, dos libros, tres de tres libros, doblar tu negocio, tener la mitad del día libre. Para eso… deja los correos electrónicos. 

Cómo ser más productivo con tu correo electrónico 

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